Keunggulan e-learning di UBINUS

Univ. Bina Nusantara dalam usahanya menjadi intusisi pendidikan no.1 di Indonesia terus berupaya mengaplikasikan teknologi –teknologi terbaru di Dunia, salah satunya dengan mengupayakan penggunaan internet yang maksimal dengan penerapan E-Learning.


Keunggulan e-Learning
Beberapa kelebihan dan keunggulan yang bisa diperoleh dengan mengimplementasikan E-Learning :
• Pengurangan biaya.
E-learning dapat mengurangi biaya pelatihan, karena untuk melatih karyawan dalam jumlah besar, perusahaan tidak perlu mengeluarkan biaya kelas, biaya untuk pelatih, biaya transportasi, dan berbagai macam biaya lainnya.

• Fleksibilitas.
Dapat belajar kapan dan dimana saja, selama si karyawan terhubung dengan Internet.

• Personalisasi.
Karyawan dapat belajar sesuai dengan kemampuan belajar mereka. Bila karyawan belum mengerti, maka ia dapat memperlambat penjelasan atau mengulang suatu pelajaran. Bila seorang siswa dapat mengerti dengan cepat, maka ia dapat menyelesaikan pelajaran tersebut dengan lebih cepat

• Standardisasi.
Standardisasi kualitas pengajaran. Setiap pelatih di kelas cenderung memiliki cara mengajar, materi presentasi dan penguasaan materi yang berbeda sehingga kualitas pengajaran yang didapat pun tidak konsisten. Akan tetapi, e-learning mampu meminimalkan perbedaan cara mengajar dan materi, sehingg memberikan standard kualitas yang lebih konsisten.

• Efektivitas.
Efektivitas pelajaran melalui metoda e-learning umumnya meningkat. Suatu studi oleh J.D. Fletcher menunjukkan bahwa tingkat retensi dan aplikasi dari pelajaran melalui metoda e-learning meningkat sebanyak 25% dibandingkan pelatihan yang menggunakan cara tradisional[iv].

• Kecepatan.
Kecepatan distribusi materi pelajaran akan meningkat, karena pelajaran tersebut dapat dengan cepat disampaikan melalui Internet. Keuntungan ini sangat cocok sekali untuk kondisi geografis Indonesia, dimana suatu perusahaan atau organisasi dapat memiliki kantor-kantor cabang di berbagai daerah yang berjauhan.

Hambatan dan Keterbatasan e-Learning
Di dalam penerapannya di Indonesia, e-learning juga memiliki beberapa keterbatasan dan kendala yang harus diwaspadai, seperti sebagai berikut
• Investasi.
Walaupun e-learning pada akhirnya dapat menghemat biaya pelatihan, akan tetapi memerlukan investasi yang sangat besar pada permulaannya. Sehingga bila tidak dikelola dengan baik akan mengakibatkan kerugian besar. Investasi ini dalam bentuk kapital atau pun sumber daya manusia,

• Budaya.
Pemanfaatan e-learning membutuhkan budaya belajar mandiri dan kebiasaan untuk belajar atau mengikuti pelatihan melalui komputer, dimana hal ini baru dimiliki oleh sebagian kecil sumber daya manusia kita. Oleh karena itu, change management yang handal sangat diperlukan untuk menjamin kesuksesan penerapan e-learning ini

• Teknologi dan Infrastruktur.
E-learning membutuhkan perangkat komputer, jaringan yang handal, dan teknologi yang tepat. Akan tetapi, ketersediaaan infrastruktur dan teknologi ini masih belum memadai bagi beberapa perusahaan.

• Desain Materi.
Penyampaian materi dalam bentuk e-learning, tentu berbeda dengan penyampaian materi dalam training konvesional. Penyampain materi melalui e-learning perlu dikemas dalam bentuk yang learner-centric. Saat ini masih sangat sedikit instructional designer yang berpengalaman dalam membuat suatu paket pelajaran e-learning yang memadai.






Rumah makan “Sola Galia” ingin membuat sistem komputerisasi di rumah makannya untuk meningkatkan pelayanan kepada para customer. Selama ini, dalam melayani tamu, dilakukan secara manual. Untuk meningkatkan efisiensi kertas dan pelayanan kepada customer maka pemilik toko mulai mengembangkan sistemnya menjadi sistem yang terkomputerisasi. Dalam mengembangkan sistem tersebut harus dilihat dari berbagai aspek yaitu data yang diperlukan, prosesnya dan interface yang diperlukan agar user dapat berhubungan dengan sistem. Direncanakan sistem ini akan selesai dalam waktu 1 bulan dan budgetnya adalah 10 juta. Kegiatan yang dilakukan sebagai berikut:

Pemilik toko terlebih dahulu menentukan business knowledgenya yaitu tujuan dan objective dari sistem yang akan dibuat. Setelah itu dibuat list dari business entities dan business rulesnya. Setelah dianalisa, ternyata yang termasuk dalam business entitiesnya yaitu customer (tamu), produk makanannya (menu), peralatan yang dibutuhkan (captain station / PC, printer), ordernya (pemesanan makanan dan transaksi pembayarannya). Pemilik toko menentukan bahwa data-data tersebut harus disimpan dalam database. Pemilik toko juga menentukan business rulesnya dimana dengan adanya order berarti ada menu makanan yang terjual dan dijual kepada tamu (customer). Dimana perbedaan antara tamu dan customer ialah customer merupakan pelanggan tetap yang telah terdaftar dan mendapat diskon 25%. System User menyatakan bahwa tamu harus dibedakan dengan jelas antara tamu dan customer tetap dimana hanya customer tetap yang perlu disimpan dalam database. Setelah itu dibuat database schema. Dimana disini ditentukan struktur dari databasenya, antara lain ditentukan setiap atribut yang diperlukan dan data type yang tepat. Setelah itu ditentaukan DBMS yang cocok. Setelah dianalisa, ternyata yang paling cocok ialah dengan menggunakan database SQL SERVER.

Selain itu pemilik toko juga menentukan business functionnya dimana ditentukan aktivitas-aktivitas yang mendukung jalannya bisnis tersebut, system ini berorientasi pada sales information system (system penjualan). Dimana di dalam system ini diperlukan fungsi accounting dan sales. Dimana ditentukan business events dan responsesnya. Dimana business eventnya yaitu tamu mengsubmit order dan sebagai responsesnya tamu tersebut menerima struk. Dalam menjalankan proses tersebut diperlukan kebutuhan-kebutuhan. Kemudian ditentukan prosedur agar penjualan dapat dilakukan dengan baik, dimana penjualan tersebut dimulai dari tamu memesan order, dicatat oleh kasir di caption station dan setelah selesai makan, tamu membayar. Untuk membuat proses tersebut diperlukan application schema dan software specificationnya. DFD (Data Flow Diagram), state transition diagram dari proses tersebut dibuat untuk memudahkan system Builder. Kemudian proses penjualan tersebut diimplementasikan dengan menggunakan Visual Basic dan database SQL SERVER.

Setelah semua analisa selesai, maka yang paling terakhir ialah membuat interface dari sistem tersebut. Pemilik toko menentukan bahwa sistem tersebut harus berada di setiap cabang (kebetulan rumah makan ini mempunyai banyak cabang), dan database hanya terdapat pada server. Di setiap cabang hanya terdapat batch database. Yang sangat diinginkan oleh pemilik toko ialah dimana sistem tersebut bisa dijalankan di berbagai platform. User menenetukan keperluan input dan outputnya. Dimana untuk suatu penjualan, maka terlebih dahulu kita harus menginput no meja dimana tempat tamu tersebut duduk. Setelah itu akan muncul semua pesanannya beserta jumlah yang harus dibayar beserta diskonnya (bila tamu tersebut merupakan customer tetap). Jadi yang perlu diinput pada waktu transaksi pembayarannya ialah no mejanya. Sedangkan waktu pemesanan, maka perlu diketahui no meja, beserta kode-kode makanan yang dipesan.
Dari kebutuhan user diatas, maka di dalam interfacenya perlu didesign adanya textbox untuk menginput kode dan adanya table untuk menampilkan semua menu yang dipesan oleh tamu dan tombol print untuk mencetak struknya, setelah mempunyai design yang bagus, maka dibuatlah suatu interface yang baik dengan menggunakan Visual Basic dimana interfacenya berupa form-form yang user friendly.

Ternyata dalam pembuatan system tersebut terdapat beberapa masalah dan hambatan. Dimana system tersebut memakan waktu yang lebih lama dari yang telah direncanakan dan prosesnya agak lama. Walaupun demikian dengan adanya system tersebut maka pelayanan kepada para customer akan menjadi lebih cepat dan mengurangi human error, karena banyaknya data, data yang tersimpan mempunyai kemungkinan salah dan banyak terdapat illegal dan sering terjadi redundansi data. Tetapi dengan begitu informasi yang diperoleh selalu up to date. Sehingga sistem tersebut diarahkan supaya redundansi data dapat dukurangi dengan memakai database yang hanya ada di server. Sistem tersebut begitu kompleks sehingga biaya yang dihabiskan lebih besar dari budget yang telah ditentukan sebelumnya. Tetapi itu bukanlah hal yang membuat sistem tersebut tidak berjalan karena bila system tersebut telah berjalan dengan baik, maka akan memperoleh keuntungan yang besar di kemudian hari dan mengurangi biaya operasional dan biaya tenaga kerja. Tetapi masalahnya ialah sistem tersebut dapat diakses oleh orang yang tidak berotorisasi karena kurang tepatnya dalam penggunaan password. Sehingga diperlukan pembatasan hak akses dengan membedakan antara user biasa dengan administrator. Dimana user biasa hanya bisa mengentry dan tidak bisa mengupdate database. Password yang digunakan haruslah password yang tidak mudah dibobol oleh orang lain (hacker).

Selama ini rumah makan tersebut menggunakan tenaga kerja yang lulus SMP. Sehingga dalam menjalankan sistem tersebut diperlukan waktu yang banyak untuk mentraining usernya karena sebelumnya hanya diterapkan secara manual saja, sehingga karyawan yang bekerja disana sama sekali kurang mengerti tentang computer walaupun telah dibuat dengan menggunakan software yang lumayan user friendly. Tetapi dengan demikian, penggunaan kertas dapat diminimalisasi dan tenaga kerja yang diperlukan lebih sedikit sehingga meningkatkan efisiensi dalam operasional sehari-hari.
Karena kebanyakan karyawan/user di rumah makan tersebut kurang mengerti tentang computer, maka sistem tersebut dibuat dengan bahasa yang paling mudah dan user friendly. Walaupun software yang dipakai tersebut kadang-kadang tidak compatible dengan software lainnya. Tetapi dengan adanya system tersebut pelayanan kepada customer dapat lebih ditingkatkan dan customer merasa puas.

Buatlah Framework Zachman dan Framework PIECES untuk arsitektur Sistem Informasi di atas.