Tips Membuat Billing Warnet dengan Excel

Tips dan Trik IlmuKomputer.Com
Copyright © 2006 IlmuKomputer.Com
Doddy Yunirman
doddy_151619@yahoo.com
http://doddy.freespaces.com
Lisensi Dokumen:
Copyright © 2006 IlmuKomputer.Com
Seluruh dokumen di IlmuKomputer.Com dapat digunakan, dimodifikasi dan disebarkan
secara bebas untuk tujuan bukan komersial (nonprofit), dengan syarat tidak menghapus atau
merubah atribut penulis dan pernyataan copyright yang disertakan dalam setiap dokumen.
Tidak diperbolehkan melakukan penulisan ulang, kecuali mendapatkan ijin terlebih dahulu
dari IlmuKomputer.Com.
Setiap warnet pasti membutuhkan sarana untuk mencatat transaksinya setiap hari yang tidak
mungkin dilakukan secara manual. Saat ini banyak bermunculan software-software billing warnet
yang dapat mencatat semua transaksi warnet mulai dari jasa penggunaan internet, scan, print, atau
bahkan hingga minuman ringan yang mendukung usaha warnet. Di samping itu, software tersebut
juga memberikan fitur-fitur beraneka ragam mulai dari yang berhubungan dengan sistem operasinya,
hingga laporan keuangan warnet itu sendiri. Namun harga software billing warnet yang ditawarkan
begitu beragam dan cukup mahal. Padahal dengan sedikit kemampuan Excel, Anda dapat membuat
sendiri billing internet dengan mudah. Tips dan trik ini berusaha membahas dengan singkat dan jelas
bagaimana membuat billing warnet dengan mudah dengan bantuan Microsoft Excel.
MEMBUAT KERANGKA
Menentukan Harga
Anda pasti telah menentukan berapa tarif yang dikenakan setiap jamnya. Tarif pengguna biasa
mungkin berbeda dengan tarif pengguna Member atau Pelajar. Demikian juga mungkin harga per
menit pertama berbeda dengan harga per menit selanjutnya. Dengan penentuan tarif seperti ini akan
membuat Anda lebih mudah apabila ingin menaikkan tarif tersebut. Buatlah kolom Kode, Type,
Menit Pertama, Harga, Menit Selanjutnya, dan Harga. Contohnya sbb:
Kode
B
M
S
Type
Biasa
Member
Student
Menit
Pertama
5
3
3
Harga
375
200
200
Menit
Selanjutnya
Harga
375
200
200
5
3
3
Harga tersebut di atas adalah asumsi bila untuk pengguna Biasa adalah Rp. 4.500/jam dan untuk
Member dan Student Rp. 4.000/jam. Anda dapat merubahnya sesuai dengan tarif yang Anda
gunakan. Anda juga dapat merubah apabila Anda ingin mengenakan tarif yang berbeda untuk Menit
Pertama dan Menit Selanjutnya.
1

Tips dan Trik IlmuKomputer.Com
Copyright © 2006 IlmuKomputer.Com
Membuat Tabel
Dalam merancang sebuah billing warnet, tentu Anda akan menentukan kolom-kolom apa saja yang
diperlukan dalam sebuah tabel perhitungannya. Buatlah kolom-kolom seperti Nomor Client, Kode,
Type, Waktu Mulai, Waktu Selesai, Durasi/Status, Durasi Menit, Print, Scan, Jumlah, dan
Keterangan. Contohnya sbb:
Client
Kode
Type
W aktu
Mulai
W aktu
Selesai
Durasi/
Status
Durasi
Menit
Print
Scan
Jumlah
Keterangan
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Client: nomor client/workstation yang digunakan.
Kode Client: kode tipe pengguna seperti B untuk biasa, M untuk member, atau S untuk
Student
Type: penjelasan dari kolom Kode
Waktu Mulai: waktu mulai akses internet
Waktu Selelai: waktu selesai akses internet
Durasi: waktu yang digunakan untuk akses internet dalam format hh:mm. Apabila pengguna
masih aktif (Waktu Selesai belum diinput), maka kolom ini akan berstatus “ACTIVE”
Durasi Menit: penjabaran dari kolom Durasi yang diterjemahkan dalam satuan menit.
Misalnya durasi 01:29 berarti 89 menit.
Print: apabila ada tambahan untuk Print
Scan: apabila ada tambahan untuk Scan
Jumlah: jumlah yang harus dibayarkan oleh Pengguna.
Keterangan: kolom keterangan bisa digunakan seperti pemakaian webcam, minuman ringan,
atau keterangan lainnya.
Nama Warnet
Anda tentu bisa menampilkan nama warnet dan logo di atas kolom-kolom tersebut. Tambahkan juga
seperti tanggal dan total pendapatan hari ini. Contohnya sbb:
A
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
B
C
Plaz a Bekas i Jay a
Jl.Ir.H.Juanda 81 C.13 Bekas i 17111
Telp. (021) 8803435
D
E
F
G
H
I
12.775
Harga
375
200
200
S c an
J
K
L
D M W AR N E T
Total Pendapatan Hari Ini: Rp.
Tabel Harga
K ode
B
M
S
W ak tu
S eles ai
11:04
12:21
13:45
Duras i/
S tatus
2:04
1:28
1:55
Ty pe
B ias a
M em ber
S tudent
Duras i
M enit
124
88
115
Tanggal:
BIL L ING W ARNET M ANUA L
1 M e i 2005
M enit
P ertam a
5
3
3
P rint
1.000
M enit
Selanjutny a
Harga
375
200
200
K eterangan
5
3
3
Jum lah
Client
8
5
1
K ode
B
M
S
Ty pe
B ias a
M em ber
S tudent
W ak tu
M ulai
9:00
10:53
11:50
2.000
9.375 webc am
1.200
2.200
MEMBUAT RUMUS
Sebelum Anda membuat rumus pada kolom-kolom tersebut, sebaiknya Anda menentukan lebih
dahulu nama tabel harga dengan cara memblok tabel harga dari kolom F6 hingga K8 kemudian pilih
Insert > Name > Define. Tuliskan “tabel” pada kolom Names in workbook kemudian pilih Add.
Dengan begitu tabel harga telah terdifinisikan dengan nama “tabel” untuk memudahkan penulisan
rumus.
Untuk memudahkan Anda, gunakan validasi data untuk kolom ini melalui menu Data > Validation.
Pada dropdown menu Allow, pilih List, dan pada textbox Source, isilah sesuai dengan komputer
client yang Anda miliki. Misalnya Anda memiliki 10 client, maka isilah 1;2;3;4;5;6;7;8;9;10 pada
textbox tersebut. Perhatikan list separator yang Anda gunakan. Gantilah dengan karakter “,” (koma)
Kolom A: Client
2

Tips dan Trik IlmuKomputer.Com
Copyright © 2006 IlmuKomputer.Com
apabila Anda menggunakan English (United States) pada Regional and Language Options di Control
Panel.
Sama seperti kolom A, gunakan validasi data dengan mengisi nilai B;M;S pada textbox Source.
Gunakan rumus:
=IF(B11="b";"Biasa";IF(B11="m";"Member";IF(B11="s";"Student";"")))
Kolom B: Kode
Kolom C: Type
Kolom D: Waktu Mulai
Rubah format sel dengan bentuk jam melalui Format > Cells kemudian pada tab Number pilih Time
dengan Type 13:30. Isilah waktu mulai dengan format hh:mm.
Kolom E: Waktu Selesai
Kolom F: Durasi/Status
Lakukan hal yang sama dengan kolom D.
Gunakan rumus:
=IF(AND(B11="";E11="";A11="");"";IF(AND(B11<>"";E11="");"ACTIVE";E11-D11))
Rubah format kolom ini dengan format seperti kolom D&E.
Kolom G: Durasi Menit
Gunakan rumus:
=IF(OR(B11="";E11="");"";(HOUR(F11)*60)+MINUTE(F11))
Rubah format kolom ini dengan format Number.
Kolom H&I: Print & Scan
Kolom J: Jumlah
Rubah format kolom ini menjadi format Number dengan seperator koma.
Gunakan rumus:
=IF(OR(B11="";E11="");"";IF(G11(((P11+Q11)*VLOOKUP(B11;tabel;6))+VLOOKUP(B11;tabel;4)+H11+I11)))
Setelah semua kolom diberi rumus dan format dengan benar, berikan kira-kira 100 baris dengan
asumsi kira-kira 100 orang per harinya yang menggunakan jasa internet. Kemudian tambahkan
kolom Total Pendapatan Hari ini dibaris ke-101. Beri rumus SUM pada kolom Print, Scan, dan
Jumlah. Pemberian warna selain warna putih dimaksudkan agar pada area tersebut tidak boleh
dirubah atau dihapus. Kolom yang dapat diinput oleh operator warnet hanyalah kolom yang
berwarna putih. Contohnya sbb:
149
150
151
TOTAL PENDAPATAN HARI INI
1.000
2.000
26.175
Pada bagian bawah tabel tersebut, Anda dapat gunakan untuk statistik pemakaian pada hari tersebut.
3

Tips dan Trik IlmuKomputer.Com
Copyright © 2006 IlmuKomputer.Com
153
154
155
156
157
158
159
160
161
162
163
ABC
REKAPITULASI (STATISTIK)
Durasi Jam Terpakai
Durasi Menit Terpakai
Pengguna Biasa
Pengguna Member
Pengguna Student
Total Pengguna
Pendapatan Print
Pendapatan Scan
Pendapatan Internet
Jumlah Pendapatan
D
5:27
327
1
1
1
3
1.000
2.000
23.175
26.175
Isi dengan menggunakan rumus sbb:
Baris 154: Durasi Jam Terpakai
Gunakan rumus:
=SUM(F11:F150)
Baris 155: Durasi Menit Terpakai
Gunakan rumus:
=SUM(G11:G150)
Untuk baris 154 dan 155, rubahlah format cell menjadi format Time hh:mm
Gunakan rumus:
=COUNTIF(B11:B150;"b")
Baris 156: Pengguna Biasa
Gunakan rumus:
=COUNTIF(B11:B150;"m")
Gunakan rumus:
=COUNTIF(B11:B150;"s")
Baris 157: Pengguna Member
Baris 158: Pengguna Student
Baris 159: Total Pengguna
Gunakan rumus:
=SUM(D156:D158)
Untuk baris 156 sampai 159, rubahlah format cell menjadi format Number
Baris 160: Pendapatan Print
Gunakan rumus:
=H151
Gunakan rumus:
=I151
Baris 161: Pendapatan Scan
Gunakan rumus:
=D163-D160-D161
Baris 162: Pendapatan Internet
4

Tips dan Trik IlmuKomputer.Com
Copyright © 2006 IlmuKomputer.Com
Baris 163: Jumlah Pendapatan
Gunakan rumus:
=J151
Untuk baris 160 sampai 162, rubahlah format cell menjadi format Number dengan separator koma.
Anda mungkin juga dapat memberi keterangan tertulis pada bagian paling bawah file ini
seperti:
Keterangan:
- Hanya kolom berwarna putih yang dapat diisi
- Isi kolom sesuai petunjuk
- Pengisian Tabel Harga membutuhkan password
- Penambahan baris atau perubahan format membutuhkan password
- Jangan lupa untuk selalu di-save setelah menginput data
Ganti nama sheet sesuai tanggal dan buat sebanyak 30 atau 31 sheet. Untuk rumus Total
Pendapatan Hari ini pada bagian atas, bisa mengacu pada jumlah di kolom J151 (rumus:
=$J$151).
Tips dan Trik Lainnya
Untuk memberikan petunjuk yang lebih jelas kepada operator warnet Anda, ada baiknya Anda
membuat format validitas untuk mencegah terjadinya kesalahan input atau terhapusnya rumus-
rumus yang Anda buat melalui menu Data > Validation. Tentukan nilai validasi yang Anda
buat sesuai dengan kolom-kolom tersebut seperti contoh yang disinggung pada bagian Kolom
A: Client. Pada tab Input Massage, masukan judul dan isi pesan sesuai kolom yang dimaksud.
Pada tab Error Alert, masukan judul dan isi pesan apabila terjadi kesalahan input.
Sebagai tambahan, Anda mungkin ingin benar-benar memproteksi kolom-kolom rumus yang
Anda buat. Caranya blok pada kolom yang berwarna putih kemudian non-aktifkan kotak cek
pada menu Format > Cell > tab Protection > Locked. Setelah dilakukan pada semua kolom
yang berwarna putih, buatlah password pada menu Tools > Protection > Protect Sheet.
Masukkan sebanyak 2 kali.
BIOGRAFI PENULIS
Doddy Yunirman. Lahir di Jakarta 16 Juni 1981. Menamatkan
SMU jurusan Fisika di SMU Muhammadiyah 9 Bekasi dan
melanjutkan ke Universitas Persada Indonesia YAI, Jakarta jurusan
Akuntansi, lulus tahun 2002. Sempat bekerja di salah satu Main
Dealer Sepeda Motor Honda dan perusahaan furniture. Saat ini
sedang mengembangkan hobi dan usaha di bidang komputer dan
internet.
Informasi lebih lanjut tentang penulis ini bisa didapat melalui:
Email: doddy_151619@yahoo.com
URL: http://doddy.freespaces.com